2011年03月11日
読みやすいメールにするために ～ビジネスIT～ ｂｙ 水
読みやすいメールにするための方法＆
引用のマナー
引用のマナー
本日（３／１１）、フロンティアでは、
毎週金曜に開催するビジネスIT講座を行いました。
今回は、以下のことを学びました。
１．段落を意識することと読む側の制約
２．返信しやすいように書く
３．引用とマナー
１．段落を意識することと読む側の制約
a．段落を意識する
段落を意識しないで書かれた文章というのは、
読みにくく疲れるので、タイトルの
読みやすいメールとはかけ離れてしまいます。
そこで、段落を意識して、さらに段落と段落の
間には一行空けるということをします。
b．読む側の制約
電子メールの文章は、
紙の文章に比べて読みにくい面があります。
この面を配慮することが求められます。
あとは、紙の文書と違い、
「見出し」「記」「以上」のようなものも含めて
すべて左揃えにするという割り切った考えも、電子メールでは許される。
というようなことがあります。
２．返信しやすいように書く
返信しやすいようにする例として、
講座で配布されたプリントの例をあげます。
画像のようにすれば、
いちいち新たにメールを書く必要がなくて、
返信メールをそのまま送れば相手は良いことになります。
３．引用とマナー
a．引用
ここでいう引用とは、
書籍やブログから文章を借りる引用ではなく、
返信メールを送るときにつく
＞の中に書かれている文章を使うことを指します。
電子メールでは、
基本的に相手の文章を利用するのが一般的で、
これを引用といいます。
返信ボタンを押すと、
自動的に＞が相手の文章につきます。
この相手の文章に対して、回答していきながら
メールを書いていきます。
ただし、引用する必要がない部分に関しては、
削除したり、返信文自体が短い場合は、
最初に持ってくることが大事です。
b．引用のマナー
引用文は相手の文章なので、
これを勝手に書き換えることは
しないで、たとえ、誤字脱字があっても、
そのままにしておきます。
また、引用を何度も重ねてしまうと読みにくくなるので
それを避けるのも重要です。
今回は以上のことを学びました。
Posted by 障害者就労支援 アビリティ ギフト。。 at 14:06
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